住民票ってどんなもの？

皆さま、突然ですが住民票ってご存知ですか？

きっと多くの方がご存知なんじゃないかな。

引越しした時に市役所に行って住民票の手続きをしたわ。

だけど、住民票がどのように管理され、利用されているのかはあまり知らないかもしれませんね。

ここでは、そんな住民票について解説していきたいと思います。

住民票には何が書かれているのか？

住民票を説明するその前に、住民基本台帳のことを説明するよ。

一般的に「住民票」と言われているものは「住民票の写し」を指しているんだ。

で、この「写し」は何の「写し」かと言うと、それは「住民基本台帳の写し」のことなんです。

住民票を寄せ集めた集合体を住民基本台帳と言いますが、ここでは分かりやすいように上記のように表現しています。

よくある疑問なんだけど、写しとコピーは違うからね。

住民票の提出先がコピーでも可としているならば、住民票の写しのコピーを提出すればいいんだけど、コピー不可であれば、住民票の写し、すなわち市役所でもらった住民票そのものを提出する必要があるから気を付けよう。

では、この「住民基本台帳」って一体どういうものなのか説明することから始めよう。

個人を単位とする住民票を世帯ごとに編成したものを住民基本台帳と言うんだけど、住民基本台帳法第7条（住民票の記載事項）によると住民票には次のことを記載するように定められているよ。（一部抜粋）

このうち、氏名・生年月日・性別・住所の4つを指して基本4情報と言います。

一口に住民票と言ってもいろんなことが書かれているんだね。

これらの個人情報が書かれている住民票は、市内に住む人たちみんなの住民票を住民基本台帳としてまとめられて管理されているんだ。

また、上記のうち「戸籍」・「個人番号」・「住民票コード」は説明が長くなるのでまた別の機会に説明します。

住民票と住民基本台帳のことはだいたい理解できたかな？

ところで、住民票とは別に「住民票記載事項証明書」っていうものもあるんだ。聞いたことはあるかな？

これは、先ほどお話したように住民票にはいろんなことが書かれているよね。それも個人情報の大事なことばかりが。

誰かから住民票に書かれていることを証明することを求められた際に、住民票でも間に合うんだけど、住民票では必要以上に多くの大事な情報が伝わってしまう恐れがあるよね。

そこでその誰かが本当に必要としている情報だけ、つまり住民票に書かれていることの一部だけを抜粋したものを「住民票記載事項証明書」と言うんだ。

「住民票記載事項証明書」が必要となるよくあるケースは、どこかの会社に就職したときに、その会社から求められることが多いです。

私の大事な個人情報が書かれているのが住民票。

みんなの住民票をまとめたものが住民基本台帳。

私の住民票の一部を抜き出したものが住民票記載事項証明書。

こんなイメージかな。

まどべ君

最初から細かいことを気にすると分かりづらくなるので、初めは大まかに捉えよう。

これまで説明してきたように住民票にはあなたの個人情報が書かれているんだよね。住所とか名前とかがね。

だから住民票に書かれている個人情報に変更があれば、その旨を市役所あるいは区役所に伝えてあげる必要があります。

性別や生年月日は余程のことがない限り変わらないけど、住所や名前は変わることがあるよね。引越しをしたり結婚をしたり。

そんな時は市役所にその旨を知らせてあげよう。

住民基本台帳法第22条（転入届）では、異動があってから14日以内に届け出をするよう定められているよ。万が一、届け出を忘れてしまったら最大5万円の罰金が課せられることもあるので忘れずに届けよう。

現実的な話をすると、届け出を忘れても罰金を課せられることはまずありません。だけど、新しいまちで生活するにあたり様々な不都合が生じてしまうことから必ず忘れずに届け出をしましょう。

ここで注意してほしいのは、市をまたぐ引越しの場合は、転居前の市町村で転出届を事前に提出する必要があることなんだ。転出届を出すとその場で転出証明書がもらえるんだけど、その転出証明書を転入届と一緒に転入先に提出する必要があるということも覚えておこう。

なお、同じ市区町村内での引越しは転居と言って、その市区町村の窓口ひとつで届け出は間に合うから同じ引越しでも手続きは楽になります。